PowerBI se caracteriza por tener más de un centenar de conectores externos que nos permiten obtener información desde prácticamente cualquier origen de datos. Estos conectores son una pieza fundamental en el éxito de PowerBI gracias a su variabilidad y facilidad de uso. Uno de estos conectores es «Especificar datos».
Esta opción permite de forma manual introducir valores en una tabla de datos que se incorporará al modelo. Es ideal cuando tenemos tablas cortas con datos fijos y no queremos tener que pasar por el proceso completo de importación desde el origen de datos. Por ejemplo, si tenemos en un listado de Excel una lista de países que necesitamos importar al modelo, podríamos desde Excel copiarlos y con «Especificar datos» pegarlos directamente en una tabla de PowerBI.
Este proceso está muy bien, pero existe una limitación para la opción de «Especificar datos» en PowerBI Desktop (que no existe en PowerBI Online – Dataflows) y es que solamente se pueden pegar un máximo de 3000 celdas con lo que si intentamos copiar de Excel unos datos con 500 filas y 10 columnas (5000 celdas) y pegarlos en la opción de especificar datos de PowerBI obtendremos el siguiente mensaje.
Esta restricción es posible evitarla en cierta forma gracias a una idea del gran Ricardo Rincón y a la nueva función de Excel llamada UNIRCADENAS y una simple transformación de datos en PowerQuery.
La idea es, generar con la función UNIRCADENAS, una nueva columna en EXCEL que sea el concatenado de toda una fila de datos utilizando un separador de campos que después nos servirá para restaurar la tabla. Así, podremos cargar a través de especificar datos una tabla en PowerBI de hasta 3000 registros, pero con decenas de columnas.
Antes de continuar, recordamos que UNIRCADENAS solo está disponible en Excel 2019 o para usuarios con la suscripción a Microsoft 365
La función UNIRCADENAS requiere 3 parámetros:
- Delimitador: Que es el carácter que queremos utilizar de separador.
- Ignorar vacías: Verdadero para ignorar las celdas vacías y no tenerlas en consideración o Falso para agregarlas al resultado.
- Textos o rango de celdas a unir.
En la siguiente imagen mostramos un ejemplo de uso.
Una vez generado, se ha reducido la tabla de Excel de 20 celdas (4 filas y 5 columnas) a solamente 4 celdas (4 filas y 1 columna). Si ahora copiamos estos datos y los pegamos en la tabla de PowerBI que se genera con especificar datos, veremos el siguiente resultado.
Con los datos cargados en una tabla de una sola columna, ya solo nos queda acceder a PowerQuery y seleccionar la opción de dividir la columna por delimitador. Botón derecho sobre la cabecera de la columna –> Dividir columna –> Por delimitador.
El resultado obtenido es una tabla de 4 filas y 5 columnas.
Por supuesto que no es un sistema óptimo de carga de datos en PowerBI pero puede ayudarnos en casos específicos o en la preparación de pequeños modelos para pruebas :-).
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